ビジネスメールの書き出しと結び英語フレーズ20選
ビジネスメールは書き出しと結びの型がある程度決まっています。この型を覚えておくと、本文の内容を考えることに集中できます。ここでは実際のメールでそのまま使える表現を、フォーマル度の違いと返信例つきでまとめました。
書き出しで使うフレーズ
初めて連絡する相手への書き出し
1. I hope this email finds you well.
（このメールが元気な時に届いていますように＝お元気でお過ごしのことと思います）
フォーマルな定番フレーズです。発音は findsの部分を強めに。やや硬い表現なので、カジュアルなチームとのやり取りでは使いません。
2. My name is Tanaka, and I am contacting you regarding〜.
（田中と申します。〜の件でご連絡しております）
初めて連絡する相手には、名乗ったうえで用件の概要を一文で示すのが基本です。regarding の代わりに about を使うと少しカジュアルになります。
3. I am writing to introduce myself as the new contact for〜.
（〜の新しい担当者としてご挨拶申し上げます）
担当者交代の際によく使う表現です。self の発音は「セルフ」ではなく「セルフ」に近いですが、強勢は in の方に置かれます。
返信メールの書き出し
4. Thank you for your email.
（メールをありがとうございます）
もっとも汎用性の高い返信の書き出しです。フォーマル・カジュアルどちらでも使えます。
5. Thank you for getting back to me so quickly.
（早速のご返信ありがとうございます）
相手の対応の速さに触れる一言で、好印象を与えられます。典型的な返答としては次のように返ってきます。
No problem, happy to help.
（とんでもないです、お役に立てて何よりです）
6. I appreciate your prompt response.
（迅速なご対応に感謝いたします）
appreciate を使うとやや丁寧な印象になります。社外の目上の相手や初めて取引する相手に向いています。
7. Thanks for reaching out.
（ご連絡ありがとうございます）
カジュアルな響きを持つ表現です。社内のチャットに近いやり取りや、親しい取引先に使います。フォーマルな場面では Thank you for contacting me. の方が無難です。
久しぶりの連絡の書き出し
8. It has been a while since we last spoke.
（お話しするのは久しぶりですね）
久しぶりに連絡を取る相手への自然な書き出しです。spoke の発音は「スポウク」で、過去形であることに注意します。
9. I hope you have been doing well since we last met.
（前回お会いしてからお元気でお過ごしのことと思います）
フォーマルな場面での久しぶりの連絡に向いています。
10. Long time no talk! How have things been on your end?
（久しぶり！そちらの様子はどうですか）
かなりカジュアルな表現で、親しい海外の同僚や友人向けの取引先に使います。フォーマルなメールでは避けたほうが無難です。
本文へのつなぎで使うフレーズ
11. I am writing to follow up on〜.
（〜についてフォローアップのご連絡です）
進捗確認や催促のメールで使う定番表現です。follow up は「フォローアップ」とそのままカタカナ読みに近い発音で通じます。
12. Regarding your request, I would like to let you know that〜.
（ご依頼の件につきまして、〜についてお知らせいたします）
やや硬い表現で、正式な回答を伝える場面に向いています。
13. Just a quick note to let you know that〜.
（簡単にお知らせしますが、〜です）
カジュアルな文脈で、重要度の低い連絡をする際に使います。quick note という言い回しが軽さを出しています。
結びで使うフレーズ
返信や対応を依頼する結び
14. Please let me know if you have any questions.
（ご質問がございましたらお知らせください）
最も頻出する結びの一文です。どんなフォーマル度のメールにも使える万能表現です。
15. I look forward to hearing from you.
（お返事をお待ちしております）
forward を「フォーワード」ではなく「フォーワード」と一息で発音するイメージです。やや丁寧な響きがあり、返信を促す場面で広く使われます。典型的な返答は次のようになります。
I will get back to you by Friday.
（金曜日までにお返事いたします）
16. Could you please confirm by Thursday?
（木曜日までにご確認いただけますか）
期限を明示して依頼する場合の結びです。Could you please〜 の形は丁寧な依頼として使えます。
17. Let me know if this works for you.
（これでよろしければお知らせください）
カジュアルな結びで、社内のやり取りや気心の知れた取引先に向いています。フォーマルな場面では Please let me know if this is acceptable. の方が適しています。
お礼を伝える結び
18. Thank you for your time and consideration.
（お時間とご検討をいただきありがとうございます）
フォーマルな結びの代表例です。応募や提案のメールの締めくくりによく使われます。
19. Thanks again for your help.
（改めてご協力ありがとうございます）
カジュアルからやや丁寧までの幅広い場面で使える表現です。
今後の関係を示す結び
20. I look forward to working with you.
（ご一緒にお仕事できることを楽しみにしております）
新しい取引やプロジェクト開始時の結びに向いています。
21. Please feel free to reach out anytime.
（いつでもお気軽にご連絡ください）
カジュアルで親しみのある結びです。feel free to〜 は「遠慮なく〜してください」という意味で日常的によく使われます。
フォーマル度の使い分け一覧
| 場面 | フォーマル | カジュアル |
|---|---|---|
| 書き出し | I hope this email finds you well. | Hope you’re doing well! |
| 返信の冒頭 | Thank you for your email. | Thanks for the email! |
| 久しぶりの連絡 | I hope you have been doing well. | Long time no talk! |
| 依頼の結び | Could you please confirm by Thursday? | Let me know if this works! |
| 締めの挨拶 | Thank you for your time and consideration. | Thanks again for your help! |
フォーマルな表現は please や would のような丁寧な助動詞を含み、文も長めになる傾向があります。カジュアルな表現は短縮形や感嘆符を使い、テンポよく読める点が特徴です。相手が社外の初対面であればフォーマル寄り、社内や既に関係ができている相手であればカジュアル寄りを選ぶのが基本的な目安になります。
結語（Sincerely, Best regardsなど）の使い分け
本文の結びの後には、署名の直前に置く結語も必要です。代表的なものを整理します。
- Sincerely,（敬具）：もっともフォーマルで、初対面や正式な文書に向いています
- Best regards,（よろしくお願いいたします）：ビジネスメールで最も汎用的に使われます
- Kind regards,（よろしくお願いいたします）：Best regards とほぼ同じ使い方で、やや柔らかい印象です
- Best,（それでは）：カジュアルで、何度もやり取りしている相手に使います
- Thanks,（ありがとうございます）：お礼を伝えた流れでそのまま結語にする場合に使います
初めての相手には Sincerely か Best regards を選び、やり取りが続くにつれて Best regards から Best へと簡略化していくのが自然な流れです。どの結語を使うべきか迷う場合は、相手が使っている結語に合わせるという方法も実務ではよく取られます。
使う際の注意点
書き出しと結びは定型表現であるため、本文の内容やトーンとずれないようにすることが大切です。たとえば謝罪のメールで Thanks again for your help. のような明るい結びを使うと、文章全体の印象がちぐはぐになります。本文のトーンに合わせて書き出しと結びのフォーマル度をそろえることを意識してください。
また、I hope this email finds you well. のような表現は便利な反面、使いすぎると形式的な印象を与えることがあります。相手との関係性や過去のやり取りの頻度に応じて、Thank you for your email. のようなシンプルな書き出しに切り替えるなど、状況に応じた使い分けも意識すると自然なメールになります。
公式な書式や慣習は業界や企業によって異なる場合があるため、所属する組織のテンプレートやガイドラインがある場合はそちらを優先して確認してください。